Informatie over de verwerking van persoonsgegevens
Voor het informatiesysteem: IS boekhoudkundige documenten
Informatie over de verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen overeenkomstig artikel 13 en 14 van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna “de verordening”).
Het doel van deze informatie is u te informeren over welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij ermee omgaan, voor welke doeleinden wij ze gebruiken, aan wie wij ze kunnen verstrekken, waar u informatie kunt verkrijgen over uw persoonsgegevens en hoe u uw rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunt uitoefenen.
Identificatie- en contactgegevens
De verwerkingsverantwoordelijke die uw persoonsgegevens verwerkt is: KALIS, s.r.o.; Rapatská 911, 951 35 Veľké Zálužie, ondernemingsnummer: 51400316, info@vestys.be (hierna “de verwerkingsverantwoordelijke”).
1. Doel van de verwerking van persoonsgegevens en rechtsgrondslag voor de verwerking
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is de verwerking van boekhoudkundige documenten van betrokkenen bij het aangaan en uitvoeren van precontractuele en contractuele relaties.
Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig artikel 6 lid 1 onder b) van de verordening en artikel 6 lid 1 onder c) van de verordening in verband met het Burgerlijk Wetboek, het Handelswetboek, de wet op de belasting over de toegevoegde waarde nr. 222/2004 met latere wijzigingen (§ 74) en wet nr. 431/2002 inzake boekhouding met latere wijzigingen.
Gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of een derde partij
De verwerking van persoonsgegevens voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of een derde partij wordt niet uitgevoerd.
2. Identificatie van verwerkte persoonsgegevens van betrokkenen
Personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt: klanten / contractuele partners van de verwerkingsverantwoordelijke.
Omvang van de verwerkte persoonsgegevens:
- voor- en achternaam van de belastingplichtige persoon of naam van de belastingplichtige rechtspersoon, adres van de zetel, vestigingsplaats, filiaal, woonadres of adres waar de persoon gewoonlijk verblijft, evenals het belastingidentificatienummer waaronder de goederen of diensten werden geleverd,
- voor- en achternaam van de ontvanger van de goederen of diensten of naam van de ontvanger van de goederen of diensten, adres van de zetel, vestigingsplaats, filiaal, woonadres of adres waar de persoon gewoonlijk verblijft, evenals het belastingidentificatienummer waaronder de goederen of diensten werden geleverd,
- ondernemingsnummer (IČO), btw-nummer bij btw-plichtige personen, bankrekeningnummer, handtekening.
3. Identificatie van ontvangers / categorieën van ontvangers
De verwerkingsverantwoordelijke kan persoonsgegevens verstrekken aan bevoegde entiteiten zoals instellingen en organisaties waaraan de verwerking is toegestaan op basis van specifieke wettelijke bepalingen, of aan contractuele partners (met name verwerkers) die contractueel hebben ingestemd met passende waarborgen voor de bescherming van verwerkte persoonsgegevens, in het bijzonder:
- Belastingdienst – wet nr. 595/2003 inzake inkomstenbelasting met latere wijzigingen, wet nr. 222/2004 inzake belasting over de toegevoegde waarde met latere wijzigingen, wet nr. 563/2009 inzake belastingadministratie (belastingcode) met latere wijzigingen.
- Andere bevoegde entiteit – algemeen bindende wettelijke bepaling overeenkomstig artikel 6 lid 1 onder c) van de GDPR-verordening.
- Boekhoudkantoor – contractuele partner – artikel 28 van de GDPR-verordening – verwerker van boekhoudkundige documenten.
Met toestemming van de betrokkene of op diens verzoek kunnen persoonsgegevens ook aan andere ontvangers worden verstrekt.
4. Doorgifte van persoonsgegevens aan een derde land / internationale organisatie
Doorgifte aan derde landen of internationale organisaties wordt niet uitgevoerd.
5. Bron waaruit persoonsgegevens zijn verkregen
Rechtstreeks van de betrokkene (persoonlijk, via e-mail, telefonisch of via de website van de verwerkingsverantwoordelijke).
6. Bewaartermijn van persoonsgegevens
De verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens gedurende de periode die noodzakelijk is voor het bereiken van het doel, maar niet langer dan 10 jaar.
7. Profilering
De verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens niet door middel van profilering of op vergelijkbare wijze op basis van geautomatiseerde individuele besluitvorming.
8. Rechten van de betrokkene
De betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke toegang te vragen tot zijn of haar persoonsgegevens, het recht op rectificatie van persoonsgegevens, het recht op verwijdering of beperking van de verwerking van persoonsgegevens, het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens, het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming inclusief profilering, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
Indien de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt op basis van toestemming van de betrokkene, heeft de betrokkene het recht deze toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van toestemming heeft plaatsgevonden.
De betrokkene kan zijn of haar rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar: info@vestys.be of schriftelijk naar het adres van de verwerkingsverantwoordelijke.
9. Verplichting tot het verstrekken van persoonsgegevens
Het verstrekken van persoonsgegevens is een wettelijke / contractuele verplichting, respectievelijk een vereiste die noodzakelijk is voor het sluiten van een overeenkomst. De betrokkene is verplicht persoonsgegevens te verstrekken; indien deze niet worden verstrekt, garandeert de verwerkingsverantwoordelijke de verwerking van boekhoudkundige documenten niet.